Vedtægter
§ 1 Navn og hjemsted
Foreningen Karate-Do Gentofte er stiftet den 01. februar 2012 og har hjemsted i Gentofte Kommune. Foreningen søger om optagelse i Dansk Karate Forbund (DKF) under Danmarks Idræts-Forbund (DIF) og vil herefter være underlagt disses love og bestemmelser.
§ 2 Formål
Foreningens formål er gennem træning, fællesskab og aktiviteter at udbrede kendskabet og interessen for traditionel Shotokan Karate og ved på anden måde at virke fremmende for denne idræt. Foreningens tilbud og aktiviteter afspejler en fokus på fællesskab ved at tilbyde muligheder for:
Forældre træning samtidigt med deres børn?og
Træning på hold tilpasset medlemmers Karate niveau
Herved er det opfattelsen, at foreningen kan medvirke til at forbedre medlemmernes trivsel, almene sundhed, deres lyst til at tage aktivt del i samfundslivet samt at tage et medansvar i foreningen.
§ 3 Medlemskab
Som medlem kan optages enhver som kan tilslutte sig foreningens formål og ikke har uafviklet gæld til foreningen.
Optagelse af passive medlemmer (inklusive forældre- og støtteforeningsmedlemmer) kan ske uanset alder. Passive medlemmer har ikke adgang til selve idrætsudøvelsen, men er valgbare til bestyrelsen.
Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsbestemmelse.
Foreningen kan stille 10 fripladser til rådighed. Disse fripladser skal tilgå personer, som ønsker medlemskab, men ikke har de fornødne midler. Ansøgning om friplads sendes skriftligt til bestyrelsen. Fripladser tildeles af en enig bestyrelse og det skal nævnes i bestyrelsens årsberetning hvor mange fripladser der er besat. Fripladser kan være midlertidige, bestyrelsen beslutter dette.
§ 4 Børneattest
Jf. lov om indhentelse af børneattest m.v. har foreningen pligt til at indhente børneattest for personer, der skal fungere som trænere, instruktører eller holdledere for børn under 15 år, herunder assistenter og vikarer, såfremt der er tale om en fast tilknytning.
§ 5 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske skriftlig på indmeldelsesblanket, som afleveres til foreningens formand, kasserer eller instruktør. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge. Ethvert medlem modtager via e-mail ved indmeldelse en kopi af foreningens gældende vedtægter. Kontingent betales månedligt forud ultimo måneden.
§ 6 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af den måned hvor udmeldelsen sker. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.
§ 7 Kontingent
Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Principper for fastsættelse af det årlige kontingent er baseret på at kunne opretholde foreningens formålsparagraf. Indtægter til kontingent kan gå til, men er ikke begrænset til denne brug:
Lokale leje
Træner lønninger
Uddannelse af træner stab
Deltagelse i turneringer
General forsamlinger
Opsparinger genereret i foreningen kan ikke overstige det foregående års indtægter, med mindre opsparingen er til et formål godkendt på en generalforsamling.
Foreningens midler skal indsættes på foreningens konto i et pengeinstitut.
§ 8 Restance
Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden. Såfremt der foreligger restance dækkende 3 måneders kontingent kan bestyrelsen indstille medlemmet til eksklusion. Såfremt restance kan relateres til økonomiske forhold hos medlemmet skal tildeling af friplads overvejes.
§ 9 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes enten tidsbegrænset eller permanent, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter eller andre gældende, offentliggjorte bestemmelser, eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter og således har udvist en optræden, der strider mod almindelig sømmelighed eller skader foreningens omdømme. Eksklusion og udelukkelse kan besluttes af en enig bestyrelse. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion kan medlemmet kræve, at sagen behandles med henblik på omstødelse af eksklusion på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. For at omstøde en eksklusion kræves der af generalforsamlingen samme stemmemajoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
§ 10 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned. Generalforsamlingen afholdes for foreningens medlemmer samt for øvrige interessenter bestyrelsen vælger at invitere.
Generalforsamlingen indkaldes ad to (2) gange. Første gang med mindst 4 ugers varsel. Anden gang med mindst 2 ugers varsel. Begge indkaldelser skal indeholde angivelse af dagsorden og indkomne forslag. Indkaldelsen fremsendes på e-mail til medlemmerne samt annonceres på foreningens hjemmeside og eller facebook.
Alle medlemmer har stemme- og taleret. Alle medlemmer har én stemme. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Forældre til medlemmer under 15 år har tale- og stemmeret på medlemmernes vegne på generalforsamlingen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræver vedtægtsændringer et flertal på mindst 2/3 af de afgivne stemmer.
Forslag som ønskes behandlet, skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 1 uge efter første indkaldelse til generalforsamlingens afholdelse.
En rettidigt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
§ 11 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3. Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse
4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
5. Forelæggelse af bestyrelsens forslag til kontingent for det kommende år til godkendelse
6. Forelæggelse af plan for aktiviteter i det kommende år samt nedsættelse af Specielle Udvalg i forbindelse hermed.
7. Foreningens Stående Udvalg orienterer
8. Foreningens Specielle Udvalg for den foregående periode orienterer
9. Behandling af indkomne forslag
10. Valg af formand (i lige år)
11. Valg af kasserer (i ulige år)
12. Valg af sekretær (i ulige år)
13. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
14. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
15. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant (hvert år)
16. Eventuelt
§ 12 Generalforsamlingens ledelse
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen.
Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. §§ 20 og 21.
Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten og bestyrelsen, og skal være tilgængeligt senest en måned efter generalforsamlingens afholdelse.
§ 13 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst en tredjedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§ 14 Bestyrelsen
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden, er til stede. Ved stemmelighed har bestyrelsesformanden den afgørende stemme. Over bestyrelsens handlinger føres en protokol.
De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten.
Bestyrelsen består af
• formand
• kasserer
• sekretær
• chefinstruktøren
• op til 4 øvrige medlemmer.
Alle bestyrelsesmedlemmer bortset fra chefinstruktøren vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formand og 2 menige medlemmer vælges i lige år, medens kasserer, sekretær og 2 menige medlemmer vælges i ulige år.
Valgbare til bestyrelsen er medlemmer eller dennes værge, der er fyldt 18 år og har stemmeret, jf. § 10. Chefinstruktøren kan ikke vælges til formand.
§ 15 Stående Udvalg
Til at forestå prioriteringen af opgaver af specifik karatefaglig karakter, er der nedsat ét (1) stående fagudvalg:
Teknisk Udvalg
Teknisk Udvalg forestår at udvikle og styrke den karatetekniske udvikling og standard i foreningen.
Teknisk Udvalg består af én (1) udvalgsformand (foreningens chefinstruktør), og mindst 1 instruktør, der er ansvarlig for børneafdelingen som udpeges af udvalgsformanden og godkendes af bestyrelsen.
Alle karate tekniske spørgsmål afgøres af Teknisk Udvalg.
Teknisk Udvalg fastsætter det overordnede gradueringspensum og krav, samt vurderer adgang til graduering for den enkelte elev.
§ 16 Specielle Udvalg
Til at forestå og lede særlige aktiviteter, kan bestyrelsen oprette andre udvalg.
Et Specielt Udvalgs kompetenceområde, sammensætning, opgaver og budget godkendes af bestyrelsen. Et Specielt Udvalg opløses, når dets opgave er løst.
Et specielt Udvalg kan ikke tildeles opgaver eller beføjelser der griber ind i et andet udvalgs kompetence område.
§ 17 Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden udgangen af 31. januar afgive årsrapport for det foreliggende år for revisoren. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
§ 18 Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i februar måned gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til en hver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§ 19 Tegning og hæftelse
Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over 10.000 kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen. Foreningen kan ikke stifte gæld.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen.
§ 20 Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.
§ 21 Opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige / almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.
§ 22 Åbenhed og synlighed
Der skal tilstræbes en så stor åbenhed og synlighed om og af foreningens aktiviteter som overhovedet muligt. Dette betyder at følgende regler skal være overholdt:
Vedtægter skal være tilgængelige, på foreningens hjemmeside, for alle personer som måtte ønske at blive medlem af foreningen
Generel dokumentation tilgængelig for medlemmer på foreningens hjemmeside:
Vedtægter
Værdigrundlag
Beskrivelse af udvalg og deres aktiviteter, samt ansvarlig og kontakt personer
E-mails som bliver sendt til eller fra foreningens medlemmer, bestyrelse eller andre interessenter til foreningen skal være synlige. Dvs. der må ikke sendes e-mails med e-mail adresser i bcc eller på anden måde ikke synlige måder. Medlemmerne bestemmer selv hvorvidt de ønsker at deres e-mail adresse er synlig for andre medlemmer i foreningens interne kommunikationer. Dette bestemmes ved indmeldelse og kan ændres ved kontakt til bestyrelsesformanden på ethvert tidspunkt.
Generalforsamlingsreferater, regnskaber og årsrapporter skal fremsendes af bestyrelsesformanden til medlemmer på forlangende.
Revisionsoversigt
Vedtægter vedtaget på den ordinære generalforsamling den 8. marts 2012.